Voortgang bijhouden bij online klanten: wat ik meet en wat ik negeer

Vorige week kreeg ik een appje van een klant. "Ik denk dat ik vooruitga, maar ik weet het niet zeker." Ze traint sinds januari online, twee à drie keer per week. Haar gewicht beweegt amper. Ze vroeg of we de focus moesten verleggen. Voortgang bijhouden bij online klanten is precies het punt waarop de meeste trainers iets missen.

Voor ik antwoordde, opende ik haar overzicht. Vier dingen vielen op. Haar squat-1RM was met tien kilo omhoog. Haar slaap zat structureel op zes uur. Ze had twee weken haar voedingsplan niet ingevuld. Haar stappenteller liet zien dat ze sinds maart ongeveer 30 procent minder beweegt dan in januari.

Toen kon ik een echt antwoord geven. Geen "je doet het goed, hou vol." Maar: "je wordt sterker, alleen zakt je herstel in en daalt je dagelijkse beweging. Daar zit het."

Voortgang bij een online klant: wat blijft over

Bij een klant die je elke week ziet, pik je dingen op zonder erover na te denken. Hoe iemand binnenkomt. Of hij stug staat. Of hij lacht. Of hij vandaag andere schoenen draagt. Online valt dat allemaal weg.

Wat overblijft is wat je klant zelf invult of wat een apparaat meet. Dat is minder. Maar als je weet waar je naar kijkt, is het ook genoeg.

Het probleem is niet dat er te weinig data is. Het probleem is dat de meeste trainers naar de verkeerde data kijken. Of erger: ze kijken naar te véél data en daardoor zien ze niks.

De drie meetpunten die ik echt gebruik

Bij elke online klant houd ik drie dingen bij. Niet meer.

Het eerste is trainingsfrequentie. Heeft ze deze week getraind zoals afgesproken? Niet wat ze van plan was. Wat er daadwerkelijk staat aangevinkt in haar schema. Dat is harde data. Als iemand drie sessies plant en er twee doet, is dat 67 procent. Bij vier weken lijkt het nog meegevallen. Bij twaalf weken is het 24 sessies in plaats van 36. Dan zit je met een resultaat dat niemand begrijpt.

Daarnaast houd ik één lijfvariabele bij. Eén. Niet acht. Bij de meeste van mijn klanten is dat lichaamsgewicht, want ze loggen het toch dagelijks. Bij iemand die spiermassa wil opbouwen kies ik buikomvang plus een prestatie-meting in de gym. Eén getal dat we volgen. De rest is ruis.

En als laatste een prestatie-indicator. Squat-1RM, deadlift, plank-tijd of een hardlooptijd over een vaste afstand. Eén ding waarvan we beiden weten waar we op uit zijn. Als dat omhoog gaat en de andere variabele beweegt mee, weet ik dat het werkt.

Meer dan dat? Dat is voor mijn nieuwsgierigheid, niet voor de coaching.

Waar het misgaat

Ik heb zelf een tijd alles bijgehouden wat een klant maar wilde invullen. Slaap, stress op een schaal van 1-10, energie 's ochtends, energie 's avonds, vochtinname, vier huidplooien. Het zag er indrukwekkend uit in een spreadsheet. Het hielp niemand.

Wat er gebeurde: klanten haakten af. Ze vulden de eerste week alles in, de tweede week de helft, week drie alleen het gewicht, week vier niks. En ik kon ze niet eens kwalijk nemen. Ik vulde mijn eigen lijsten ook niet zo trouw in als ik dat van hen verwachtte.

De drempel moet zo laag mogelijk. Dat is een principe dat ik in het werken met een klantportaal heb teruggezien: hoe minder iemand moet doen om een meting te loggen, hoe groter de kans dat het ook echt gebeurt. Een scherm openen, één veld, één tap. Klaar.

Dingen die ik bewust niet meet

Dit voelt soms tegen-intuïtief, maar ik laat dingen liggen. Stappenteller-data bijvoorbeeld. Niet omdat het niets zegt. Wel omdat negen van de tien klanten geen accurate meting hebben en de data alleen ruis aanmaakt. Bij de tiende, zoals de klant uit mijn eerste alinea, kijk ik er wel naar. Maar dan op aanvraag, niet als standaard.

Hetzelfde voor calorieën. Ik vraag een klant nooit zijn macro's bij te houden tenzij hij dat zelf wil. De spread is te groot, de gerapporteerde inname klopt zelden en de tijd die het kost staat niet in verhouding tot wat ik eruit haal.

Of misschien is dat te stellig. Bij een klant die specifiek vetverlies wil en die het type is dat het volhoudt, vraag ik het wel. Maar dat is één op de tien. De rest werkt beter met een paar simpele richtlijnen en wekelijks gewicht.

Hoe ik het overzicht houd

Vroeger had ik per klant een eigen tab in een Google Sheet. Naam, datum, gewicht, sessies. Op zondagavond opende ik elk tabblad apart. Bij vijf klanten lukt dat. Bij vijftien doe je het niet meer.

Wat ik nu wil is één scherm. Alle klanten onder elkaar, daarnaast hun trainingsfrequentie deze week, hun gewichtstrend en wanneer ze voor het laatst hebben getraind. Iemand die rood kleurt omdat hij twee weken geen sessie heeft afgevinkt, springt er meteen uit. Iemand bij wie de trendlijn de verkeerde kant op gaat ook.

Daarom valt of staat online coaching met het systeem erachter. Niet met de software die het meest belooft. Met de software die je dinsdagochtend in vijf minuten kunt openen en die je in één blik laat zien wie aandacht nodig heeft.

Een meting is pas iets waard als je er iets mee doet

Dit is het stuk waar ik zelf nog steeds tegenaan loop. Data zien is niet hetzelfde als data gebruiken. Als ik dinsdag in het scherm zie dat Lisa al tien dagen niet heeft getraind, moet ik haar dinsdag een berichtje sturen. Niet zaterdag, als het me toevallig nog opvalt.

Daarvoor heb ik geen extra dashboard nodig. Wel een routine. Drie keer per week vijf minuten kijken, één berichtje sturen als er iets opvalt. Dat is alles.

Als je solo werkt, helpt het als het opvolg-werk je een beetje tegemoetkomt. Een melding wanneer iemand drie sessies overslaat. Een waarschuwing als een gewichtstrend te lang dezelfde kant op blijft gaan. Minder ruis, scherper signaal.

Wat ik aan een nieuwe klant uitleg

Eerste sessie online, na de inschrijving, doe ik altijd hetzelfde. Ik laat zien welke twee of drie dingen we gaan meten. Ik vraag of dat haalbaar is. Ik beloof dat ik niet ga vragen om meer.

Dat laatste is misschien wel het belangrijkste. Klanten verwachten dat een online coach hun hele leven gaat micromanagen. Als je tegen iemand zegt "we hebben eigenlijk maar drie dingen nodig", schept dat ruimte. Voor henzelf en voor de coaching.

Een klant die alles invult is geen betere klant dan een klant die drie dingen consequent bijhoudt. In mijn ervaring eerder andersom.