Ledenadministratie voor personal trainers: dit moet je systeem kunnen

Stoppen met dat administratieve gegoochel

Vorige maand zat ik er weer: zaterdagmiddag aan de keukentafel. Op m'n scherm een export uit Moneybird, daarnaast een spreadsheet met m'n klanten en op m'n telefoon een rits screenshots van betaalbewijzen. Het lukte hoor, de aangifte is de deur uit. Maar het kostte me wel weer m'n halve zaterdag. En daar zat ik niet echt op te wachten.

Dat is een beetje de boete die je betaalt voor losse tools die niks van elkaar weten. En ik weet bijna zeker dat ik niet de PT'er ben die z'n weekend zo begint.

Administratie is niet één ding (was het maar zo simpel)

Vraag tien trainers wat ze onder administratie verstaan en je krijgt tien verschillende antwoorden. Voor de meeste van ons zijn het vooral een boel losse eindjes die de hele week door tijd vreten. Het is niet alleen die factuur sturen. Het is ook:

• Die ongemakkelijke app sturen naar de klant die z'n rittenkaart van €500,- nog steeds niet heeft betaald.
• Checken wie er stilletjes is afgehaakt en of je diegene nog wel een factuur moet sturen.
• In drie verschillende WhatsApp-chats terugzoeken wie er nou ook alweer had afgezegd voor de woensdagochtend.

Allemaal losse lijstjes en tools

En dan hebben we het nog niet eens over het echte werk: de training zelf. Naast je facturen heb je namelijk nog een berg aan info waar je rekening mee moet houden. De blessurehistorie van Jeroen, de macro's van die ene klant die wil afvallen, de schema's die je nog moet updaten en die ene opmerking over een zere knie van vorige week.

Als je dat allemaal in losse lijstjes, WhatsApp-berichten en je eigen geheugen moet opslaan, loopt je hoofd op een gegeven moment gewoon over. En dat snoept ook uren. Uren die je veel liever zou besteden aan je vak (of gewoon aan jezelf).

Het probleem? Moneybird kent je klanten niet.

Moneybird is fantastisch voor je boekhouding, maar voor dat systeem zijn je klanten gewoon factuurnummertjes. Het systeem weet niet dat je 's ochtends met Jeroen hebt getraind en dat hij last had van z'n knie en dat je zijn trainingsschema moet aanpassen.

Het resultaat? Je voert gegevens twee of drie keer in. Factuurdata in de ene, Jeroen z'n knieblessure in de andere. Bij vijf klanten is dat nog wel te overzien, maar bij vijftien ben je na je laatste sessie nog een uur lang nummers aan het overtypen van je spreadsheet naar je factuurprogramma. Dan denk ik soms: ik lijk geen trainer meer, maar meer een soort administratief medewerker die toevallig ook verstand heeft van deadlifts.

Even een eerlijk bruggetje: Kinetiq is geen wonderpil

Voordat je denkt dat ik Moneybird de deur uit doe: zeker niet. Laten we wel wezen, de Belastingdienst wil nog steeds dat je je bonnen scant en een officiële aangifte doet. Daar heb je gewoon een boekhoudpakket of een boekhouder voor nodig.

Ik wil alleen dat die wekelijkse administratieve hoofdpijn verdwijnt. Het uitzoekwerk, het matchen van betalingen en het checken van wie er eigenlijk nog traint: dat regel je voortaan op één plek. Voor je kwartaalaangifte trek je er een overzicht uit en dat schuif je zo door naar je boekhouding of je boekhouder. Klaar.

Vijftig uur teruggewonnen

Ik heb het zelf bijgehouden. Vroeger was ik zes tot zeven uur per maand kwijt aan dit soort gedoe. Nu? Iets minder dan twee uur. Reken dat door over een jaar en je wint vijftig uur terug.

Natuurlijk kan ik zeggen dat je in die tijd vijf extra trainingen per maand kunt geven. Maar laten we eerlijk zijn: misschien wil je die uren ook gewoon gebruiken om een avondje lekker op de bank te hangen met een serie, zonder dat die spreadsheet in je achterhoofd knaagt. Wij PT'ers moeten ook wel eens even 'uit' kunnen staan.

Staar je niet blind op de features

Als je software zoekt, kijk dan niet alleen naar de lijstjes met functies. Kijk naar hoe vaak je moet klikken voor een factuur. Vraag je af of je klant echt klaar is in één app of dat hij nog steeds moet switchen tussen WhatsApp en Tikkie.

Ik bouw Kinetiq omdat ik liever in de gym sta dan dat ik m'n zaterdagmiddag opoffer aan de Belastingdienst. Want uiteindelijk hebben we dit vak gekozen om mensen te helpen, niet om gaten in onze administratie dicht te smeren.

Geen gedoe met inrichten: we doen het samen

Ik ben Jesse Meijer, personal trainer in Leiden. Wat je net hebt gelezen is mijn verhaal, mijn frustratie. Ik bouw Kinetiq vanuit precies deze frustratie. Geen zinloze extra features, maar gewoon één plek waar je ledenadministratie, schema's en facturatie samenkomen.

Omdat ik weet dat je al genoeg aan je hoofd hebt, ga ik je niet vermoeien met een ingewikkelde handleiding. We plannen een halfuurtje in en dan richten we het samen in. Wij zetten je omgeving op, importeren je klanten en koppelen je betaalmethode. Meestal staat alles binnen een paar uur live, uiterlijk een dag later.

Omdat we nog in de beginfase zitten, hebben we een early access prijs van €50,- per maand. Dit is een speciaal tarief voor de 'founding members' die met me mee willen denken. Geen vage kosten per klant of verborgen fees voor koppelingen. Voor je BTW-aangifte hou je gewoon je huidige boekhoudpakket aan; de rest regel je voortaan hier.